Planujesz zorganizować imprezę firmową i chcesz, aby wszystko poszło tak jak sobie wymarzyłeś? Pragniesz, aby twoi pracownicy czy współpartnerzy wspominali ten wieczór na długie lata? Albo myślisz o tym, aby skutecznie zareklamować swoją markę podczas takiego przyjęcia?
Tego typu uroczystości mają pewne założenia. Najpopularniejszymi jest integracja pracowników i klientów, zapewniając im trochę rozrywki i dając możliwość resetu.
Możesz również uczcić rocznicę firmy, wprowadzić nowy produkt czy po prostu wyrazić wdzięczność i pogłębić więzi z pracownikami i klientami.
Często też celem takiego spotkania jest przekonanie inwestorów lub nowych klientów do twojej marki. Formy organizacji takich imprez bywają różne, począwszy od luźnych spotkań jak ogniska, po duże eleganckie a czasami wręcz wystawne przyjęcia.
No to zaczynamy!
Na pierwszy ogień idzie data imprezy, ile gości przewidujemy zaprosić oraz gdzie ma się odbyć te przyjęcie. W dzisiejszych czasach mamy mnóstwo możliwości zorganizowania go począwszy od hoteli, które zapewniają pełny asortyment, zaczynając od kuchni, odpowiedniej sali po atrakcje, czyli dj’a lub kapele kończąc na gwieździe wieczoru! Osobiście serdecznie polecam hotele w górskich klimatach w okresie zimowym, a w letnim nawet zajazdy z klimatycznymi atrakcjami pod dużymi miastami.
Ogólnie punktów organizacji takiego przyjęcia jest bardzo dużo. My skoncentrujmy się na najważniejszych kwestiach: jak przywitać gości, odpowiednio ich przyjąć, czyli przestrzegać tzw. savoir vivre gospodarza. Ważne by nie zaliczyć żadnej wpadki.
Zaproszenie.
Aby takie przyjęcie się odbyło musimy w pierwszej kolejności zaprosić gości. Fajnym sposobem jest wręczenie pisemnego zaproszenia, w którym powinny znajdować się dane firmy i organizatora eventu oraz imię i nazwisko osoby zaproszonej. Ważnym punktem jest także wskazanie czy zaproszenie jest pojedyncze czy gość może zabrać osobą towarzyszącą. Oczywiście nie zapominamy o adresie imprezy oraz w jakim klimacie ją organizujemy. Ważnym elementem zaproszenia jest także wymagany strój dzięki czemu unikniemy wpadek 🙂
Ważne jest też dodanie do naszego zaproszenia daty potwierdzenia uczestnictwa np. drogą mailową. Pozwoli nam to lepiej zaplanować, np. ilość krzeseł czy osób do obsługi etc.
Moją radą dla osób prowadzących firmę, gdzie przewagą są mężczyźni to zapraszanie panów z osobami towarzyszącymi. Niestety z doświadczenia też wiem, że impreza z dj’em, jedzeniem i alkoholem dla gości płci męskiej to niewypał. Panowie lubią raczej porozmawiać, napić się i powygłupiać. Wtedy najlepszym rozwiązaniem są jakieś konkursy, zabawy etc. I raczej bez muzyki – widzisz 100 facetów tańczących samych na parkiecie? 😉
Kolejnym punktem jest punktualność gospodarza. Nie od dziś szefowie firm są wzorem. Przecież żaden szef nie lubi spóźnialskich pracowników. Będąc wcześniej na imprezie okazujemy szacunek naszym gościom. Witamy ich na samym początku i życzymy dobrej zabawy.
Ok, ale co wtedy, gdy event jest duży i szef nie będzie w stanie przywitać się z każdym i zamienić parę słów?
Najlepiej wyznacz do tego swoich pracowników, z którymi podzielisz się z tym obowiązkiem. Wtedy każdy z gości będzie czuł się doceniony!
Rozmieszczenie gości.
Na co zwrócić uwagę?
Goście powinni czuć się wyjątkowo, mieć dobrą widoczność na całą salę oraz scenę. Sadzamy kobiety i mężczyzn przemiennie, tak samo, jeśli organizujemy imprezę z klientami i pracownikami razem. Nasi pracownicy powinni poświęcić uwagę klientom firmy. Jeśli zapraszamy gości z osobami towarzyszącymi to sadzamy ich razem, tak się to w Polsce przyjęło – nie zmieniajmy tego. Zwróć także uwagę na stanowisko danej osoby zajmowane w firmie – najprościej mówiąc, im wyższe stanowisko tym bliżej gospodarza.
Jeżeli wiesz, że są osoby, które nie przepadają za sobą z jakichś powodów, staraj się ich oddzielić od siebie a na pewno nie sadzać przy tym samym stoliku.
Dobrym pomysłem jest tablica z umiejscowieniem wszystkich gości oraz winietki znajdujące się na stole. To pozwoli uniknąć chaosu i nieporozumień.
Kolejny punkt powinna spełnić sala lub firma cateringowa.
Gdy wszyscy już zajmą swoje miejsca i podawane są posiłki, to ten ostatni powinien być podany ten dla gospodarza.
Jeśli chodzi o rodzaj stołów to polecam okrągłe. Przy podłużnych stołach czasami nawet dochodzi do przekrzykiwania się gości z jednego końca do drugiego (oczywiście podejrzewam, że mało kto może tak zrobić, ale lepiej dmuchać na zimne).
Umiar podczas przyjęcia.
Jest to bardzo ważny punkt. Powinniśmy go zachować praktycznie w każdej płaszczyźnie. Począwszy od jedzenia, picia na zachowaniu kończąc. Gospodarz powinien być liderem, ale nie przewodzicielem imprezy (do tego wynajmujemy dj’a, wodzireja lub osoby odpowiedzialne za tego typu atrakcje). Powinien być tzw. ‘’Tatą’’ czyli kontrolować, rozmawiać i poznawać ze sobą ludzi. Mówiąc krótko, nie flirtować z kobietami, nie upić się, czyli być liderem z klasą.
Zadbaj o każdego gościa niczym mężczyźni dbają o kobiety. Jeśli ktoś cię nie zna przedstaw się z imienia i nazwiska lub pozycji w firmie.
Z reguły takie eventy firmowe, to okazja nie tylko do dobrej zabawy. Imprezy takie mają być również okazją do wzmacniania więzi zarówno z klientami, jak i pracownikami, które mają służyć pogłębianiu kontaktów biznesowych. Jednak mimo to, podczas kolacji nie powinno rozmawiać się o pracy lub tematach zawodowych, chyba że to właśnie klient jako pierwszy go poruszy. Moment, kiedy serwowana jest kawa i słodkie poczęstunki jest już znacznie bardziej odpowiedni. Można wtedy porozmawiać o sprawach zawodowych, firmie, współpracy i tego typu tematach.
Generalnie przyjmuje się, że nie powinno się rozmawiać w trakcie jedzenia. Jednak taka zupełna cisza potrafi być czasami krępująca. W związku z tym, należy pamiętać o tej zasadzie, że z pełną buzią się nie rozmawia, należy robić to pomiędzy jednym a drugim kęsem. Należy także pamiętać, żeby nie rozmawiać zbyt głośno.
Gdy impreza dobiega końca, gospodarz powinien opuścić ją jako ostatni, żegnając wszystkich gości i dziękując za przybycie oraz mile spędzony czas.
Mam nadzieję, że pomogłem Ci tymi wskazówkami i twoja impreza będzie idealna!
Pozdrawiam,
Iluzjonista Martin
Marcin Laskowski
